崗位職責(zé)
1. 現(xiàn)場(chǎng)行政運(yùn)營(yíng)體系構(gòu)建與領(lǐng)導(dǎo)
? 規(guī)劃與策略 制定并實(shí)施覆蓋項(xiàng)目全周期的整體現(xiàn)場(chǎng)行政運(yùn)營(yíng)策略、年度/季度工作計(jì)劃及預(yù)算,確保與項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)對(duì)齊。
? 體系建設(shè):建立、優(yōu)化并維護(hù)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)高效、合規(guī)的行政管理制度、流程和工作標(biāo)準(zhǔn)(涵蓋后勤、采購(gòu)、資產(chǎn)、設(shè)施、服務(wù)商、文檔、安全支持等)。
? 團(tuán)隊(duì)建設(shè)與管理: 直接領(lǐng)導(dǎo)與管理現(xiàn)場(chǎng)行政團(tuán)隊(duì)(包括但不限于工程支持行政經(jīng)理、本地行政專員等),明確職責(zé)分工,設(shè)定目標(biāo),提供指導(dǎo)、培訓(xùn)與績(jī)效評(píng)估。
? 匯報(bào)與溝通: 作為行政事務(wù)接口人,定期向項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人及總部匯報(bào)行政運(yùn)營(yíng)狀況、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警及解決方案;高效協(xié)調(diào)與項(xiàng)目各部門(工程、施工、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、HR、HSE、IT)、總部支持部門及外部利益相關(guān)方的溝通。
2. 核心行政職能統(tǒng)籌管理:
? 項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)后勤資源總控:全面負(fù)責(zé)統(tǒng)籌項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)營(yíng)地吃穿住行設(shè)施及規(guī)劃安排、周邊住宿(酒店/公寓)、交通(租車/通勤/航班)、餐飲等核心后勤資源的戰(zhàn)略規(guī)劃、供應(yīng)商開發(fā)、合同談判(主協(xié)議)、成本控制與服務(wù)質(zhì)量管理。確保資源充足、性價(jià)比、滿足不同層級(jí)員工需求。
? 生活設(shè)施深化管理:統(tǒng)籌營(yíng)地內(nèi)部生活設(shè)施,如洗衣房健身房娛樂室的規(guī)劃與運(yùn)營(yíng),根據(jù)員工反饋優(yōu)化設(shè)施布置,定期檢查營(yíng)地衛(wèi)生消防及食品安全,確保符合沙特衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。 以及公司健康管理要求。
? 特殊需求保障:針對(duì)沙特高溫沙塵等氣候特點(diǎn),制定防暑降溫防風(fēng)沙物資,如遮陽(yáng)設(shè)施空氣凈化設(shè)施等方案,為穆斯林員工提供符合宗教習(xí)俗的飲食,禮拜場(chǎng)所及齋月特殊后勤支持。
? 跨區(qū)域后勤協(xié)同:協(xié)調(diào)項(xiàng)目,施工區(qū)域的后勤資源調(diào)配,建立物資共享機(jī)制。與當(dāng)?shù)卣块T溝通解決員工簽證,居留許可等涉外后勤事務(wù)。
? 監(jiān)督工程支持行政經(jīng)理執(zhí)行具體的本地資源對(duì)接、協(xié)議價(jià)談判及日常協(xié)調(diào)工作。
? 采購(gòu)與供應(yīng)鏈管理:
? 制定現(xiàn)場(chǎng)行政類物資(辦公用品、耗材、勞保、IT設(shè)備備件、生活物資等)及服務(wù)的采購(gòu)策略、供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)和管理流程。
? 應(yīng)急物資儲(chǔ)備:制定行政類應(yīng)急物資(如急救包、應(yīng)急照明設(shè)備、防雨防曬物資等工具)的儲(chǔ)備計(jì)劃,定期做好物資有效性檢查。
? 綠色采購(gòu)管理:加強(qiáng)環(huán)保辦公用品,可再生耗材的采購(gòu),建立環(huán)保使用制度。監(jiān)督供應(yīng)商環(huán)保資質(zhì),減少行政物資采購(gòu)對(duì)當(dāng)?shù)氐沫h(huán)境影響。
? 監(jiān)督重大行政后勤類采購(gòu)合同的執(zhí)行;審批關(guān)鍵采購(gòu)決策;管理采購(gòu)預(yù)算及成本分析。
? 監(jiān)督工程支持行政經(jīng)理執(zhí)行非技術(shù)性物資的采購(gòu)、庫(kù)存及分發(fā),并提供技術(shù)性物資采購(gòu)行政支持的流程指導(dǎo)。
? 第三方服務(wù)總包管理:負(fù)責(zé)所有現(xiàn)場(chǎng)外包服務(wù)(安保、保潔、餐飲、設(shè)施維護(hù)、綠植等)的供應(yīng)商方案、合同管理、績(jī)效監(jiān)控、費(fèi)用審核及關(guān)系維護(hù)。建立服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)體系,處理重大服務(wù)投訴與糾紛,推動(dòng)持續(xù)改進(jìn)。
? 文化適配服務(wù):要求餐飲保潔等服務(wù)商提供符合沙特文化習(xí)俗的服務(wù),如清真餐飲認(rèn)證禮儀培訓(xùn),避免文化沖突。定期組織服務(wù)商開展跨文化交流活動(dòng)。 提升服務(wù)契合度,提升職工滿意度,提升文化融合度。
? 員工關(guān)懷服務(wù):聯(lián)合服務(wù)商推出員工心理健康支持計(jì)劃,(如心理咨詢服務(wù)壓力疏導(dǎo)課程),通過(guò)后勤服務(wù)提升團(tuán)隊(duì)凝聚力。
? 指導(dǎo)工程支持和非工程板塊行政經(jīng)理進(jìn)行日常服務(wù)監(jiān)督與反饋收集。
3. 設(shè)施與資產(chǎn)管理:
? 統(tǒng)籌項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)辦公場(chǎng)所、營(yíng)地、倉(cāng)庫(kù)等設(shè)施的整體規(guī)劃、運(yùn)維協(xié)調(diào)、環(huán)境管理及成本控制。
? 確保穩(wěn)定可靠的水、電、網(wǎng)絡(luò)、空調(diào)等基礎(chǔ)設(shè)施供應(yīng);監(jiān)督基本維修維護(hù)。
? 負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)行政類固定資產(chǎn)(辦公設(shè)備、家具、車輛等)的登記、盤點(diǎn)、維護(hù)、保險(xiǎn)及處置管理,確保工程區(qū)域環(huán)境達(dá)標(biāo)。
? IT與通訊保障協(xié)調(diào):作為現(xiàn)場(chǎng)行政側(cè)與IT部門的協(xié)調(diào)人,確保項(xiàng)目整體通訊(固話、網(wǎng)絡(luò)、視頻會(huì)議)及基礎(chǔ)IT支持需求得到滿足。監(jiān)督IT資產(chǎn)的管理;協(xié)調(diào)解決跨部門或重大的IT基礎(chǔ)設(shè)施問題。指導(dǎo)工程支持行政經(jīng)理處理工程團(tuán)隊(duì)的日常IT接口問題。
? 文檔與信息管理: 建立并維護(hù)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)行政文檔管理體系(合同、報(bào)告、記錄等),確保信息準(zhǔn)確、安全、可追溯。
? 預(yù)算與費(fèi)用管控: 編制、監(jiān)控并分析項(xiàng)目整體行政運(yùn)營(yíng)預(yù)算,嚴(yán)格控制成本,識(shí)別節(jié)約機(jī)會(huì),確保費(fèi)用合規(guī)。
4. 合規(guī)、安全與應(yīng)急響應(yīng)
? 合規(guī)監(jiān)管: 確保所有現(xiàn)場(chǎng)行政運(yùn)營(yíng)活動(dòng)嚴(yán)格遵守公司政策、項(xiàng)目規(guī)定、沙特當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)(勞動(dòng)、稅務(wù)、海關(guān)、移民、商業(yè)注冊(cè)等),識(shí)別合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)并主導(dǎo)應(yīng)對(duì)。
? 安環(huán)行政支持: 緊密配合項(xiàng)目安環(huán)部門,主導(dǎo)行政領(lǐng)域?qū)Π箔h(huán)要求的落地支持,包括但不限于:監(jiān)督門禁訪客系統(tǒng)行政執(zhí)行、勞保用品(PPE)整體計(jì)劃與發(fā)放管理、應(yīng)急響應(yīng)計(jì)劃中后勤資源保障方案的制定與演練協(xié)調(diào)、相關(guān)行政記錄管理。
? 后勤安全標(biāo)準(zhǔn)化:制定營(yíng)地及辦公室區(qū)域安全巡查標(biāo)準(zhǔn),明確消防通道疏散標(biāo)識(shí)防護(hù)設(shè)施的檢查頻次與整改要求,建立安全隱患臺(tái)賬,限期閉環(huán)管理。
? 健康管理聯(lián)動(dòng):與當(dāng)?shù)蒯t(yī)療機(jī)構(gòu)建立合作,定期組織員工健康體檢,針對(duì)沙特常見傳染病,(如中東呼吸綜合癥),制定預(yù)防與隔離方案,儲(chǔ)備相應(yīng)醫(yī)療物資。
? 危機(jī)管理: 作為行政負(fù)責(zé)人,主導(dǎo)或參與制定重大突發(fā)事件(自然災(zāi)害、社會(huì)動(dòng)蕩、安全事故、公共衛(wèi)生事件等)的行政應(yīng)急預(yù)案,并在事件發(fā)生時(shí)主動(dòng)牽頭后勤資源調(diào)配、人員安置/撤離支持、信息溝通協(xié)調(diào)等關(guān)鍵行動(dòng)。
? 后勤資源動(dòng)態(tài)調(diào)配:在突發(fā)事件中快速評(píng)估后勤資源缺口,協(xié)調(diào)供應(yīng)商緊急調(diào)配物資,如應(yīng)急食品、臨時(shí)住所,建立與周邊企業(yè)的互助協(xié)議,共享后勤資源。
? 員工心理疏導(dǎo)支持危機(jī)期間,聯(lián)合HR部門制定員工心理干預(yù)計(jì)劃,通過(guò)后勤渠道,(如營(yíng)地廣播、公告欄、微信等)發(fā)布安撫信息,保障員工情緒穩(wěn)定。
任職要求
1.大學(xué)??萍耙陨蠈W(xué)歷;
2.至少八年生產(chǎn)制造業(yè)行政管理工作經(jīng)驗(yàn),有新廠區(qū)建設(shè)管理工作經(jīng)驗(yàn);
3.有海外新廠建設(shè)行政管理工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。