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崗位職責
1. 日常行政事務管理：
負責公司辦公環(huán)境維護與管理
* 辦公用品、設備（打印機、復印機等）的采購、領用、登記、維護和管理。
* 公司固定資產的登記、盤點與管理。
* 名片印制、快遞收發(fā)、信件報刊管理。
* 會議室預訂、布置與管理，會議設備調試與支持。
* 日常費用報銷的初步審核、登記與流轉（可能涉及項目現(xiàn)場費用）。
* 公司通訊錄更新與維護。
* 辦公區(qū)域安全管理（防火防盜等）。
2. **文檔與資料管理：**
* 負責公司文件、合同（非核心工程合同，側重行政、采購、人事相關）、通知、信函的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔、保管（紙質與電子版），**尤其需熟悉建筑行業(yè)常用文件格式和流程**。
* 建立和維護規(guī)范的文件檔案管理系統(tǒng)，確保文件查找便捷、安全保密。
* 協(xié)助整理、打印、裝訂各類項目投標文件、資質文件、驗收資料等（視公司分工而定）。
* 管理公司證照、資質證書（原件/復印件）、印章（行政章、合同章等）的保管、使用登記與申請流程。
3. **接待與溝通協(xié)調：**
* 負責前臺接待、來訪登記、電話接轉、信息傳達。
* 安排差旅行程（機票、酒店、車輛）、預訂及報銷。
* 組織或協(xié)助組織公司會議、培訓、團建、商務接待（包括項目相關方如業(yè)主、監(jiān)理、分包商的接待）。
* 作為各部門之間、總部與項目部之間的溝通橋梁，確保信息順暢傳遞。
* 與供應商保持良好的溝通協(xié)調。
4. **人力資源基礎支持 (通常與HR部門協(xié)作)：**
* 協(xié)助發(fā)布招聘信息、安排面試、辦理新員工入職手續(xù)（工位、用品、門禁卡等）。
* 員工考勤記錄、統(tǒng)計與初步核對（可能涉及項目現(xiàn)場人員）。
* 員工勞動合同、人事檔案的整理與保管（基礎工作）。
* 協(xié)助組織員工活動、福利發(fā)放。
5. **專項支持：**
* **項目現(xiàn)場支持：** 為項目現(xiàn)場臨時辦公室提供必要的行政后勤支持（如物資調配、協(xié)調），可能需要不定期前往項目現(xiàn)場。
* **安全與合規(guī)：** 協(xié)助進行辦公區(qū)域的安全宣傳，管理安全相關文件（如培訓記錄），確保行政工作符合公司安全政策和行業(yè)規(guī)范。
* **分包商/供應商管理 (行政側)：** 協(xié)助收集、整理分包商/供應商的資質文件、保險單等（行政備案所需部分）。
* **資質維護支持：** 協(xié)助準備資質申報、年檢所需的行政類文件。
* **車輛管理 (如有)：** 協(xié)調公司車輛（尤其是項目用車）的調度、保養(yǎng)、保險、年檢等。
建筑公司行政專員 崗位要求
1. **基本素質與能力：**
* **學歷：本科及以上學歷，行政管理、文秘、工商管理、建筑工程管理等相關專業(yè)優(yōu)先。
* **經驗：** 1-3年行政文秘類工作經驗，**有建筑、房地產、工程類企業(yè)工作經驗者優(yōu)先**。
* **溝通協(xié)調能力：** 優(yōu)秀的語言表達和書面寫作能力，善于溝通協(xié)調內外部關系，具備良好服務意識。
* **細致認真與責任心：** 工作細致、耐心、有條理，責任心強，能處理繁雜事務，對文件管理和數(shù)據(jù)準確性要求高。
* **執(zhí)行力與解決問題能力：** 能高效執(zhí)行任務，具備獨立處理日常事務和解決突發(fā)問題的能力。
* **抗壓能力：** 能適應建筑行業(yè)快節(jié)奏、多任務并行的環(huán)境，處理項目高峰期或突發(fā)事件的行政需求。
* **保密意識：** 嚴格遵守公司保密制度，妥善保管重要文件和信息。
* **團隊合作：** 具備良好的團隊協(xié)作精神。
2. **專業(yè)技能：**
* **辦公軟件精通：** 熟練掌握 Word, Excel (常用函數(shù)、表格制作), PowerPoint, Outlook 等辦公軟件。
* **辦公設備操作：** 熟練操作打印機、復印機、傳真機、掃描儀等辦公設備。
* **文書寫作：** 具備良好的公文寫作能力，能起草通知、函件等一般性文件。
* **檔案管理：** 了解文件檔案管理的基本知識和方法（紙質和電子）。
3. **行業(yè)知識與偏好：**
* **了解建筑行業(yè)基本流程：** 對工程項目的基本流程、常用術語、相關方（業(yè)主、設計、監(jiān)理、分包）有一定了解者優(yōu)先。
* **熟悉建筑行業(yè)相關文件：** 對工程聯(lián)系單、部分資質文件、驗收資料等格式有一定接觸或了解者優(yōu)先。
* **安全意識：** 對辦公環(huán)境安全和建筑行業(yè)安全規(guī)范有一定認識。
* **適應性與靈活性：** 能適應建筑公司項目制工作特點，可能需要配合項目加班或處理緊急事務，**能接受偶爾去項目現(xiàn)場者優(yōu)先**。
4. 其他
* 持有駕駛證（C1及以上）。
* 熟悉基本的財務報銷流程。
* 了解招投標流程（行政支持部分）。
* 有ISO質量管理體系相關工作經驗。
* 熟悉企業(yè)微信、釘釘、OA等辦公協(xié)同軟件。
* 掌握簡單的圖片處理或視頻編輯技能。